Dicas de Organização

Esta tem sido uma das publicações mais pedidas dos últimos tempos e recebo-a das mais variadas formas. Como organizar todos os meus compromissos, como consigo fazer tudo, como trabalho para diferentes coisas, como faço gestão do meu tempo, que dicas posso partilhar... Não existe grande segredo, portanto, todos os meus métodos estão aqui!

Agenda

Em papel ou digital, considero-a o meu disco externo de memória e um indispensável. É através da agenda que tenho uma visão do que a semana me reserva e onde posso registar tudo: combinações, que conteúdo vou publicar nessa semana, datas limite para entregas, inscrições ou pagamentos, avisos para comprar um presente (uma a duas semanas antes do aniversário de alguém, para prevenir a ansiedade de véspera e planear com calma e atenção), e outras anotações que considere relevantes. Assim, 'abro espaço' na minha mente para me ocupar com outros pensamentos na segurança de que, qualquer coisa que precise, tenho como consultar e saber. Abusem da vossa agenda e registem tudo!

Planear
Costumo planear ao domingo ou à segunda e visualizo tudo; que conteúdos tenho de escrever, que tarefas tenho de realizar, que compromissos é que exigem preparação, como vai ser a minha semana, no geral. Desta forma, consigo ter uma ideia se a minha semana vai ser exigente ou mais tranquila, se já está muito encaminhada ou se vai exigir muita dedicação, se tenho compromissos mais urgentes ou datas que arrancam sorrisos.

Antever semanas difíceis
Planear e agendar permite-me saber quando é que vou ter uma semana caótica ou não, evitando surpresas, metas irrealistas ou cansaço desnecessário. Quando observo que vou ter uma época complicada, adianto trabalho porque prefiro esforçar-me um pouco mais numa semana tranquila do que desgastar-me completamente a tentar concretizar tudo numa semana onde o tempo voa e parece que tudo surge inacabado. Assim, quando essa semana difícil chegar, já não tenho de me preocupar com algumas coisas e posso viver essa rotina agitada com um pouco menos de ansiedade.

Prioridades
Há tempo para tudo mas não dá para fazer tudo ao mesmo tempo. Isto quer dizer que a gestão passa por cedências. Se eu quero fazer o meu treino, escrever conteúdos, trabalhar e ainda ter alguma vida social, todos os dias, isto significa que o meu dia tem de começar mais cedo. Mas se o que preciso é mesmo de descansar, então tenho de dar prioridade ao repouso e dormir um pouco mais ao invés de adiantar rascunhos. Há tarefas que parecem ser uma prioridade constante e, para essas, não há muito a fazer mas podemos priorizar o nosso tempo e não há outra maneira de o fazer a não ser tendo consciência de que para umas coisas acontecerem, outras têm de ficar para segundo plano. Se quero treinar, talvez não possa fazer ronha na cama. Se quero ter conteúdo regular na minha página, talvez tenha de pegar no computador quando toda a gente termina o dia fechando-o. Talvez tenha de dizer 'não' a certos planos para concretizar outras tarefas. E nada é fixo. Para umas coisas teremos de dizer 'não' e, noutras alturas, já poderemos dizer 'sim'. Adaptamos as nossas prioridades conforme as diversas alturas da nossa vida. Não conseguimos estar em todo o lado mas, escolhendo um dos lados, que estejamos a 100% para fazer valer a pena.

Respeitar as nossas limitações
Sou uma pessoa de manhãs e sei que sou mais produtiva nessa altura. À medida que o dia avança, vou desacelerando e a fadiga instala-se, pelo que chego a casa sem vontade de fazer coisas que requerem uma dose muito grande de concentração ou energia. Por isso mesmo, dou preferência a atividades mais exigentes da parte da manhã e reservo o final do dia para coisas mais automáticas. Esta estratégia é importante para potencializar o meu rendimento. Por outro lado, também respeito o meu cansaço e isso é importante. Temos de saber respeitar os nossos limites porque eles são avisos excelentes de quando não estamos a ser produtivos e felizes.

Folgas, fins de semana e horas de almoço
São três momentos livres que eu devoro ao máximo. Por vezes, sou melhor a fazer determinadas coisas a uma hora que, por norma, está ocupada, portanto, quando tenho essa hora para mim, aproveito-a. Por exemplo, os meus dias de descanso do treino são ao fim de semana, o que significa que, de manhã, não tenho horário de treino e posso preencher esse tempo a escrever, altura do dia em que o faço melhor. A hora de almoço aproveito para consumir algo que me agrade ou para fazer tarefas mais pequeninas.

Arrumação
O meu espaço de trabalho precisa de estar arrumado. Não me importo de perder um pouco mais de tempo a organizar o meu espaço, a minha secretária e as papeladas porque sei que serei mais produtiva quando me sentar e iniciar as tarefas do que simplesmente começar e sentir a cabeça a voar para a desarrumação, para o caos ou para as folhas desorganizadas.

Apoio
Este é o fator mais pessoal e que depende um pouco do círculo de cada um mas, quando temos tanto em mãos com que trabalhar, é fundamental ter o apoio das nossas pessoas porque são elas que mais observam os bastidores. São elas que acordam com o nosso despertador de madrugada quando só têm de acordar mais tarde; são elas que ouvem muitas vezes 'dá-me mais meia-hora' ou 'agora não posso' ou 'hoje não me dá jeito'. São elas que vivem com a nossa ansiedade e com o nosso medo de falhar, de não conseguirmos entregar a tempo, de não conseguirmos fazer tudo. São elas que nos ajudam a curar do cansaço. E ter o apoio delas é crucial porque compreendem o quanto isto é importante para nós, porque são elas que nos ajudam nos momentos de aperto, são elas que nos avisam que está na altura de parar quando estamos demasiado focados, são elas que nos ajudam a espairecer. E ter esse apoio ajuda-nos a ser mais motivados e organizados. Quando o temos, tudo fica mais fácil.

Têm outras dicas que resultem convosco?